EDV-Außenprüfung der Finanzämter – Archivierungsvorschriften beachten!

30.03.2005

München (30.03.05) - Seit 2002 gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), in der geregelt ist, wie Finanzämter Außenprüfungen bei solchen Unternehmen durchzuführen haben, die Ihre Buchhaltung mittels EDV vornehmen. Wichtig hierbei sind insbesondere die Vorschriften, wie Unterlagen – beispielsweise auch E-Mails, archiviert werden müssen.
Erstmals hat sich nun das Finanzgericht (FG) Rheinland-Pfalz in einem Urteil (Az 4 K 2167/04) hierzu geäußert. Im Streitfall hatte ein mittelständisches Bankinstitut eine Buchführung auf EDV-Basis eingerichtet. Im Rahmen einer im Jahre 2004 durchgeführten Außenprüfung verlangte der Außenprüfer die Vorlage der Sachkonten für das Jahr 2002 auf einem Datenträger (CD-ROM). Dagegen war die geprüfte Bank der Ansicht, eine Überlassung der genannten Sachkonten auf Datenträger sei nicht erforderlich. Da die angeforderten Konten nicht übermäßig umfangreich seien, sei die Vorlage der Konten in Papierform für sie - die Klägerin - weniger belastend.
Mit der gegen diese Anforderung gerichteten Klage argumentierte die Bank, das Verlangen des Finanzamts widerspreche dem Bankgeheimnis, weil die bei den Sachkonten vorhandenen Stammnummern einen Rückschluss auf die Kundendaten zuließen. Die Klage hatte jedoch keinen Erfolg.
Das FG Rheinland-Pfalz führte unter anderem aus, die Datenanforderung der Außenprüfung sei nicht zu beanstanden. Da die Bank mit einer EDV-Buchführung versehen sei, habe das Finanzamt nach dem neuen Recht einen Anspruch auf Einsichtnahme in die angeforderten EDV-Daten (Sachkonten). Das Verlangen der Außenprüfung, die Daten auf einer CD-ROM zur Verfügung zu stellen, sei ermessensgerecht. Denn die nach dem Gesetz ebenfalls mögliche direkte Einsicht in die Daten (also direkt im Datenverarbeitungssystem der Bank), bzw. die Inanspruchnahme eines Bediensteten der Bank, der die angeforderten Daten nach Vorgabe des Außenprüfers auswerte, stellten eine größere Belastung für die Bank dar. Nach der neuen Gesetzesfassung könne - im Fall einer vorhandenen EDV-Buchführung - die Bank auch nicht verlangen, dass sich die Außenprüfung auf die Vorlage der Daten in Papierform beschränke. Schließlich vermochte das FG Rheinland-Pfalz auch keinen Verstoß gegen das Bankgeheimnis zu erkennen. Soweit die Klägerin argumentiere, die den Sachkonten zugeordneten Stammnummern ließen Rückschlüsse auf Kundendaten zu, verkenne sie offensichtlich, dass es ihre Aufgabe sei, die Datenbestände so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtsnahme in die steuerlich relevanten Daten keine geschützten Bereiche tangiert werden könnten.

Wenn die Bank den Zeitraum zwischen der Gesetzesänderung (im Jahr 2000) und dem Inkrafttreten (im Jahr 2002) nicht genutzt hätte, die Daten so aufzubereiten, dass Rückschlüsse auf Kundendaten unmöglich seien, könne sie hiermit nicht Prüfungshandlungen, die zulässig seien, blockieren. 2. „Überprüfung der Anforderungen an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für digitale Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht“ heißt ein aktuelles Forschungsprojekt, das Anhaltspunkte für die Vereinfachung der Verpflichtungen für kleine und mittelständische Unternehmen bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen herausarbeiten soll.

Die Ingenieurakademi Bayern bietet zum Thema "E-Mail-Archivierung nach GDPdU" am 27.04.05 ein Seminar an. Dort werden Ihnen die allgemein gültigen Regeln für die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente, die Vorschriften des Steuerrechts und Handelsrechts zur Aufbewahrung von Steuer- und Handelsbelegen, vermittelt. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verlangt die Regelung des § 146 Abs. 5 Satz 2 AO beispielesweise, dass "die Daten jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können."

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